Qué herramienta de IA usar para cada tarea: los cuatro tipos de ayudante

Las herramientas, como un equipo que contratarías

Si mañana pudieras contratar a cuatro personas para ayudarte, cada una serviría para algo distinto. No contratarías cuatro contadores. Con las herramientas de IA pasa lo mismo: hay cuatro tipos de ayudante, y cada marca tiene su versión de cada uno.

No hace falta aprenderse los nombres. Lo que sirve es reconocer qué tipo de ayudante necesita tu tarea.

El empleado con manual: instrucciones guardadas

Es el asistente de siempre, pero con tus reglas escritas una sola vez: quién es, qué hace, cómo suena y qué nunca hace. En vez de explicarle todo en cada chat, lo recuerda.

• Sirve para: tareas que repites igual cada semana. Redactar respuestas con el tono de tu negocio, armar cotizaciones con un formato fijo, preparar correos de seguimiento.
• Ojo: si le preguntas algo que no le diste, se lo puede inventar.
• Hoy: en Claude, los Proyectos están en el plan gratuito con un máximo de cinco. En Gemini, los Gems se crean con una cuenta personal de Google y se pueden cargar archivos, pero están pasando a skills. En ChatGPT, los GPTs ya no se crean en cuentas personales.

El archivista: responde solo con tus documentos

Gemini Notebook, que hasta julio de 2026 se llamó NotebookLM, trabaja distinto a un chat normal. Le cargas tus documentos y responde con lo que está en ellos, citando el párrafo de donde sale cada dato.

• Sirve para: consultar políticas, contratos, manuales, actas propias o el material de una asignatura. "¿Qué dice el contrato sobre cancelaciones?" es una pregunta perfecta para el archivista.
• Límites: en el plan gratuito, hasta 50 fuentes por cuaderno.
• Ventaja: como te muestra la cita, verificar toma segundos.

El asistente con llaves: trabaja solo

Es el más potente y el que más cuidado exige. No espera a que le preguntes: trabaja en segundo plano, a la hora que le digas, y puede entrar a tu correo y tus documentos. "Cada mañana revisa las solicitudes que llegaron anoche y hazme un resumen con quién pidió qué" es una tarea para él.

• En Google se llama Tarea (se anunció en mayo de 2026 como Gemini Spark) y requiere el plan Google AI Pro o Ultra; Google AI Pro cuesta COP 79.000 al mes en Colombia.
• En Claude se llama Cowork y está en los planes pagos.
• Antes de usarlo: tiene llaves de tu correo, así que piensa bien qué le dejas ver, empieza con tareas de solo lectura y revisa lo que hace. Si apenas empiezas, déjalo para después.

El taller: donde se construyen aplicaciones

Las tres anteriores son ayudantes que usas tú. El taller es otra cosa: el lugar donde se construye una aplicación de verdad, con pantallas y botones, que van a usar otras personas. En Google es Google AI Studio; en Claude, Claude Code.

• Vale la pena cuando la solución la va a usar alguien más: un cliente, un proveedor, otra área.
• No vale la pena cuando el único que la va a usar eres tú. Ahí un asistente con instrucciones resuelve lo mismo en minutos.

El error más caro que veo en clase: pedir una aplicación cuando lo que hacía falta era un asistente. Construir una app toma semanas; configurar un asistente toma un rato y muchas veces resuelve el mismo problema.

A quién le encargas cada tarea

Cómo elegir sin perderte en los nombres

1. Describe la tarea en una frase. ¿Es redactar, consultar documentos, trabajar solo o construir algo para otros?
2. Elige el tipo de ayudante, no la marca. Usa la herramienta que ya tienes en tu empresa.
3. Empieza por lo más simple que resuelva el problema.
4. Revisa la fecha. Nombres, planes y precios cambian cada pocos meses; mira la ayuda oficial antes de decidir.